Controle interne cycle achat fournisseur (audit)

à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité ».L’audit interne est un dispositifinterne à l’entreprise qui vise à :apprécier l’exactitude et la sincérité des informations notamment comptablesassurer la sécurité physique et comptable des opérationsgarantir l’intégrité du patrimoinejuger de l’efficacité des systèmes d’information.L’audit interne n’est pas un « dispositif », mais une « fonction », en outre, l’audit interne ne doit pas « apprécier et juger » mais « assurer et garantir ». C’est le département d’une grande entreprise chargé d’examiner et d’évaluer le contrôle interne dans tous les domaines de l’entreprise et à tous les niveaux.

2 : Les objectifs de l’audit interne

L’audit interne représente différents objectifs qui permettent une bonne gestion pour l’entreprise Parmi ces principaux objectifs :Identifier les événements, internes ou externes à la structure, susceptibles d\’entraîner un danger (détérioration de l\’image, perte de réputation, surcoûts, non-conformité à la législation, risques liés au marché, etc.)interpréter et traduire ces risques en information utile pour l\’entreprise :coût, tempsélaborer des stratégies pour la gestion et la maîtrise de ces risques : mise en place de procédures, de réglementations, de tableaux de bords visant à réduire les probabilités de survenance ou à limiter leur impact s\’ils se réalisent. L’auditeur est appelé à évaluer ici la cohérence des objectifs assignés à la fonction d’abord avant de mesurer la performance actuelle de la fonction par rapport à ses finalités. Ce travail se déroule en trois temps :Dans un premier temps, il s’agit précisément de s’assurer de :l’existence d’objectifs clairs, précis et quantifiés ;- la cohérence des objectifs, leur équilibre et leur complémentarité dans l’espace et dans le temps et entre centres de responsabilité ;- le caractère d’universalité, la permanence et l’exhaustivité de la fonction. Les risques généralement identifiés lors de cette vérification prennent généralement leur source dans la façon dont les objectifs sont définis.Dans un deuxième temps il faut vérifier le processus de fixation des objectifs qui nécessitent une collecte d’informations et à un « phasage » dans la définition des objectifs pour vérifier :la nature des informations employées dans la fonction ;Comment elles sont obtenues, par qui elles sont fournis?qui les valide, qui s’en porte garant ou responsable ?qui est consulté dans ce processus de construction et de validation de l’informationComment les personnes consultées sont-elles conduites à s’engager lorsqu’elles donnent leur avis, ou comment peuvent–elles parvenir à ne pas s’engager ?Dans un second temps, il faut analyser les processus budgétaires pour s’assurer de leur cohérence par rapport aux objectifs et leur réalisme.pas d’être inacceptable ou déshonorant et peut donc entraîner une action disciplinaire l’encontre de la personne qui s’en est rendue coupable.IL est important que l’auditeur interne en tant que responsable de l’efficacité du système de contrôle interne est tenu à:S’assurer de l’existence d’un bon système de contrôle interne qui permet de maitriser les risques ;Veiller de manière permanente à l’efficacité de son fonctionnement ;Apporter des recommandations pour en améliorer l’efficacité ;Informer régulièrement, de manière indépendante la direction générale ; l’organe délibérant et le comité d’audit de l’état du contrôle interneOn peut expliciter les objectifs de l’audit interne sous l’angle de cinq apports:Promouvoir la culture de contrôle ;L’assistance et le conseil au management L’accompagnement des changements ;La prévention de toute difficulté pouvant menacer l’entreprise ;L’auditeur est un révélateur d’amélioration.

1.1 L’assistance et le conseil au management:Selon le père de « l’audit participatif » Larry Sawyer : l’audit interne doit être une association manager-auditeur pour résoudre les problèmes . Cela ne signifie pas que l’auditeur interne prend une décision à sa place mais en le persuadant d’agir.

1.2 Promouvoir la culture de contrôle : Il est courant de dire que le contrôle interne est l’affaire de tous, c\’est-à-dire chaque personne employée dans l’entreprise doit être impliquée dans ce contrôle interne. Le rôle des auditeurs internes est d’inculquer cette culture à tout le personnel afin de favoriser l’auto-contrôle. En effet, l’auditeur interne est le pionnier dans la sensibilisation de contrôle.

1.3 L’accompagnement des changements : L’évolution environnementale qu’elle soit technologique, économique ou autre, a amené les entreprises à se développer et notamment à s’adapter de manière perpétuelle avec l’environnement. A cet effet, l’auditeur interne doit aider l’ensemble du personnel à s’adhérer à ce nouveau contexte afin d’assurer la pérennité de l’entreprise.

1.4 La prévention de toute difficulté pouvant menacer l’entreprise: Le rôle prépondérant de l’audit interne réside dans la prévention de toute menace pouvant affecter le fonctionnement de l’entreprise avant qu’elle soit déclenchée et cela s’opère par le renforcement du système de contrôle interne.

1.5 L’auditeur est un révélateur d’amélioration : Il ne s’agit pas d’améliorer tout et n’importe quoi, mais de faire en sorte que le domaine audité soit toujours en phase avec son environnement extérieur et qu’il accomplisse la mission qui lui est dévolue avec efficience3 : Principes fondamentaux :Il est attendu des auditeurs internes qu’ils respectent et appliquent les principes fondamentaux suivantsIntégrité :L’intégrité des auditeurs internes est à la base de la confiance et de la crédibilité accordées à leur jugement.Objectivité :Les auditeurs internes montrent le plus haut degré d’objectivité professionnelle en collectant, évaluant et communiquant les informations relatives à l’activité ou au processus examiné. Les auditeurs internes évaluent de manière équitable tous les éléments pertinents et ne se laissent pas influencer dans leur jugement par leurs propres intérêts ou par autrui.Confidentialité : Les auditeurs internes respectent la valeur et la propriété des informations qu’ils reçoivent ; ils ne divulguent ces informations qu’avec les autorisations requises, à moins qu’une obligation légale ou professionnelle ne les oblige à le faire.Compétence :Les auditeurs internes utilisent et appliquent les connaissances, les savoir-faire et expériences requis pour la réalisation de leurs travaux.

1.1.- Règles de conduite :IntégritéL’intégrité est une vertu importante qu’on trouve dans tous les codes de déontologie et à laquelle les auditeurs internes doivent adhérer notamment dans la réalisation de leurs missions et leurs relations avec les audités et le commanditaire de l’audit afin de préserver leur confiance. Il convient d’ajouter que l’intégrité incite les auditeurs internes à être honnêtes, diligents et responsables dans la réalisation de leurs travaux.Les auditeurs internes :Doivent accomplir leur mission avec honnêteté, diligence et responsabilité.Doivent respecter la loi et faire les révélations requises par les lois et les règles de la profession.Ne doivent pas sciemment prendre part à des activités illégales ou s’engager dans des actes déshonorants pour la profession d’audit interne ou leur organisation.Doivent respecter et contribuer aux objectifs éthiques et légitimes de leur organisationObjectivité :Les auditeurs internes sont tenus non seulement d’être indépendants mais également d’être objectifs dans la réalisation de leurs missions, ce qui leur incombe d’apporter des preuves et des justificationsLes auditeurs internes:Ne doivent pas prendre part à des activités ou établir des relations qui pourraient compromettre ou risquer de compromettre le caractère impartial de leur jugement. Ce principe vaut également pour les activités oudes relations d’affaires qui pourraient entrer en conflit avec les intérêts de leur organisation.Ne doivent rien accepter qui pourrait compromettre ou risquer de compromettre leurjugement professionnel.Doivent révéler tous les faits matériels dont ils ont connaissance et qui, s’ils n’étaient pas révélés, auraient pour conséquence de fausser le rapport sur lesactivités examinées.Confidentialité :Les auditeurs sont astreints au principe de prudence et aux obligations de secret professionnel et de réserve au sujet des faits, renseignements et informations dont ils prennent connaissance lors de l’accomplissement de leurs travaux. Ils sont également tenus de ne pas utiliser ces informations d’une manière qui contreviendrait aux dispositions légales et réglementaires en vigueur ou, pour en tirer un bénéfice personnel. La règle de confidentialité ne s’applique pas lorsqu’une disposition légale ou réglementaire fait obligation à l’auditeur de révéler, à qui de droit, certains faits ou informations dont il aurait pris connaissance lors de l’accomplissement de ses travaux.Les auditeurs internes:Doivent utiliser avec prudence et protéger les informations recueillies dans le cadre de leurs activités. Ne doivent pas utiliser ces informations pour en retirer un bénéfice personnel, oud’une manière qui contreviendrait aux dispositions légales ou porterait préjudice aux objectifs éthiques et légitimes de leur organisation.Compétence :Les auditeurs internes doivent être hautement qualifiés et doivent avoir la connaissance suffisante de la fonction auditée, ainsi que des formations techniques adéquates pour qu’ils puissent détecter les insuffisances et de proposer les recommandations. Ainsi, les auditeurs internes ne doivent pas entreprendre des activités pour lesquelles ils n’ont pas la compétence.Les auditeurs internes: Ne doivent s’engager que dans des travaux pour lesquels ils ont les connaissances, les savoir-faire et l’expérience nécessaires.Doivent réaliser leurs travaux d’audit interne dans le respect des Normes pour la Pratique Professionnelle de l’Audit Interne ( Standards for the Professional Practice ofInterna Auditing).Doivent toujours s’efforcer d’améliorer leur compétence, l’efficacité et la qualité de leurs travaux. Les normes de conduites essentielles peuvent être résumées en 7 points :Faire preuve d’honnêteté ; de diligence etde l’’objectivité ,Faire preuve de loyauté à l’égard des employeurs ; Ne pas être, en connaissance de cause ; impliqués dans des affaires malhonnêtes.Le contrôle interne :Le contrôle interne se définit comme une discipline généralises de gestion orientée ver le strict respect des procédures, lois et règlements de même qu’une action aboutissant à la concrétisation des principes normaux de confiance .Les aspects comptables du contrôle interneLe contrôle internegarantit la qualité de l’information produite par l’entreprise , il s’agira entre autre , des documents financiers .Le contrôle interne doit entrainer l’application des politiques et décisions de la direction ; il y a là conditions essentielleà la qualité de travail comptable .Enfin , le contrôle interne permet la protection du patrimoine de l’entreprise ,ce qui contribue indirectement à assurer la régularité et la sincérité des comptes .Les aspects administratifs du contrôle interneLes aspects administratifs du contrôle interne (c’est tout ce qui est relatifs à l’administration de l’entreprise ) comprennent l’ensemble des procédures qui visent à promouvoir l’efficacité de gestionLe contrôle interne comprend «le plan d’organisation de l’ensemble des méthodes et des procédures mises en place dans une entreprise pour promouvoir l’efficacité de l’exploitation et l’exécution de la politique définitive par la direction »Elément de base du contrôle interne1) Existence d’un plan d’organisation :Définition d’un plan d’organisationDéfinition des pouvoirs et des responsabilitésCirculation des informations2)Compétence et intégration du personne3) Existenced’une documentation satisfaisante :Conservation de l’informationProduction des informations4) Procédures et processus de travail, d’accomplissement d’une tache

4. Les contrôles de base comptable

Ces contrôles visent à assurer ou à vérifier les travaux de comptabilité des opérations.Ils visent notamment à garantir à l’auditeur : «Que toutes les Operations ont fait l’objet d’un enregistrement (Exhaustivité) .Que tout enregistrement est justifié par une opération (réalité)Qu’il n’ y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants (exactitude) »5 : Les contrôles sur le personnel de l’entreprise : 1) contrôle hiérarchiques :Procédures d’autorisationSupervision des travauxPolitique du personnelRèglementation de l’accès aux biens de l’entreprise .L’audit interne .2) Contrôles réciproques par la séparations des taches :Réalisation de l’objet socialConservation du patrimoine de l’entrepriseComptabilitéChapitre 2 : Le cycle des achatsIntroduction« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE » mieux acheter présume une parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure des fournisseurs. De ce fait, le cycle achat fournisseurs porte un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut être faite ,l’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée. Ce pour cela la présence d’unaudit interne et du contrôle interne sont deux aspects très important dans ce cycle .lesl’activité d’approvisionnements dans une entreprise comprend essentiellement deux phases :L’approvisionnementsLa gestion des stocks (entrées- sorties)Le problème quidoit résoudre la fonction d’approvisionnements dans une entreprise consiste à arbitrer entre une immobilisations financière que constituent les stocks , et les impératifs de la production et de la clientèle.les Achats de MP :Description des opérations concernées par le circuit :Ce sont les opérations relatives à l’acquisition des ressources nécessaires au fonctionnement de l’entreprise :- Achat de biens :{matières consommables, fournitures de bureau et fournitures diverses}- Achat de services divers :{frais entretien, loyers, honoraires, etc.…}.Les objectifs de contrôle interne :Les différents objectifs de contrôle interne sont :-S’assurer que toutes les commandes sont passées et suivies en accord avec les intérêts de l’entreprise.-S’assurer que les fonctions sont suffisamment séparées-S’assurer que tous les services ou toutes les marchandises reçus ont été commandés.-S’assurer que toutes les factures correspondent à des produits effectivement reçus e nécessaires pour l’entreprise et elles sont toutes dûment autorisées et correctementEnregistrées .- S’assurer que tous les paiements sont correctement justifiés, autorisés et enregistrésLes différentes étapes du cycleAu plan de l’organisation et du point de vue du contrôle interne , il est nécessaire de respecter la séparation des fonctions entre :Ceux qui passent la commandeCeux qui réceptionnentCeux qui gèrent les magasins

3.1.- Le découpage du cycle :Le circuit des achats peut être décomposé en quatre étapes :- la commande- la réception- la comptabilisation- et le règlement

3.2.- Les documents du cycleEtapesDocumentsde l\’Entreprise des fournisseursCommande demande d\’achatDAbon de commande BCRéceptionbon de livraisonBLbon de réceptionBRComptabilisation facture d\’achatFACRèglementchequeCHQvirement VRTtraiteTRLes principales faiblesses constatées :Elles seront analysées à travers chacune des étapes du circuit des achats :1. Commande :- Non désignation de responsables habilités à signerles demandes d’achatce qu’entraine le déclenchement des procédures d’achat au seul vu des demandes d’achat signées par n’importe qui- Non constitution de fichier fournisseurs avec les conditions de qualité, prix etconditions de règlement- Absence de prise en compte de la solvabilité du fournisseur- Dissémination des procédures de commande en lieu et place d’une centralisation des commandes.2.Réception :-Absence de comité de réception pour les commandes importantes-Confusion de la fonction « réception » et « magasinage » entraînant un cumul de fonctions incompatibles.-Réception effectuée directement par le service magasinage ou par ceux qui ont passé la commande (services techniques, services de production) ce qui peut entraîner des détournements (les biens étant en effet directement consommés) aucune assurance en ’existe qu’ils ont été effectivement livrés par le fournisseur ou utilisés dans le cycle de production-Inexistence de document de réception pré numéroté distinct du BC -Absence de procédures de vérification de certaines prestations ( eau, électricité) notamment pour lesquelles les index de consommation sont relevés par les seuls agents des sociétés fournisseurs sans la présence d’un membre de la société.

3. Comptabilisation

Double comptabilisation car les doubles des factures fournisseurs ne portent pas le cachet « duplicata » lors de leur réception- les factures ne portent aucune mention d’imputation avant leur enregistrement.- Absence de contrôle, avant comptabilisation, de la cohérence de la liasse (Factures/ BC/ BR) et absence de la matérialisation de ce contrôle sur la facture.Règlement-Double règlement car les factures déjà réglées ne sont pas systématiquement annulées.- Règlement pour des livraisons partielles ou non encore effectuées.Caractéristiques d’un bon contrôle interne :Bons de commande :Départementachat séparé et indépendantUtilisation et contrôle des bons de commande pré-numérotés et approuvésObtention des meilleurs offres et vérification indépendante des prix payésEnregistrements approprié des commandes en instance .Bons de réception :Un service séparé et indépendantsUtilisation de bons de réception pré numéroté signés et datés et un contrôle approprié de ces bonsLa vérification physiques des marchandises reçusFacture :Les factures reçusdirectement de la personne qui dépouille le courrierUn traitement correct des factures comprend :Vérifications des prix , des quantités reçus et l’exactitude mathématique.Vérification de l’imputation comptable approbation finale pour paiement.Contrôle sur les copies des factures , annulation effective des factures payées.Un dossier contenant les bons de réception en attente de factures régulièrement revu .Un bon de réception écrit nécessaire avant de procéder au traitement de la facture correspondante. Un rapprochement périodique des comptes fournisseurs auxiliaires avec compte grand livre.Paiements des achatsUtilisation et contrôle des chèques pré-numérotésou d’autres instruments de paiement , rétention des chèques annulés ;Les pièces justificatives correctement approuvés pour chaque règlement .Une double signature nécessaire pour les chèques ou les autres ordres de paiementsLes signatures de cheque indépendants des fonctions achat ou fournisseurs et ayant l’obligation d’examiner les pièces justificatives avant le signer .Les piècesjustificatives effectivement annulées elles sont payéesTenue d’un registre détaillé des effets à payer …B . le stockageLes stocks représentent un centre de charge important et pèsent beaucoup sur les finances des entreprises ,surtout les Entreprise Industrielle ,Ce cycle de fabrication est en général intercalé entre :- stocks en amont (stock MP, fournitures)-stock en aval (stocks des PF)DoncIl y a trois phases importantes pour ce cycle :Première phase : l’alimentation des ateliers en matières et fournitures nécessaires)Deuxième phases : la progression des couts au sein des ateliers. Troisième phases : la sortie des stocks des ateliers vers les stocks des PF La description des opérations concernées par le cycle :Les opérations concernées par le cycle des stocks comprennent :- Les stocks de matières premières et matières consommables ;- Les stocks de fournitures ;- Les stocks de marchandises ;- Les stocks de produits semi-finis, de produits encours, de produits finiset les stocks d’emballages commerciaux.- Les éléments de stocks sont destinés :- Soit à la vente- Soit à être utilisés dans le processus de fabrication- Ou bien d’être utilisés dans le cadre du fonctionnement normal de l’entreprise (fournitures de bureau, carburant, etc.…)Principaux objectifs de contrôle interne : Les principaux objectifs de contrôle interne du cycle sont :- S’assurer que les fonctions sont suffisamment séparées- S’assurer que les besoins en stocks sont correctement évalués afin d’éviter les ruptures de stocks et le sur-stockage- S’assurer que les stocks ont été commandés auprès des meilleurs fournisseurs- S’assurer que les stocks sont correctement suivis – S’assurer que tous les mouvements de stocks sont correctement enregistrés – S’assurer que les stocks sont suffisamment protégés, contrôlés et conservés- S’assurer que les stocks sont correctement évalués.

3. Différentes étapes du cycle

3.1.- Découpage du cycleLe cycle des stocks peut être scindé en six étapes

:- Identification des besoins- Réapprovisionnement- Gestion administrative des stocks- Gestion physique des stocks- comptabilisation des stocks- valorisation et dépréciation des stocks.

3.1.1.- Identification des besoins :Cette fonction regroupe toutes les activités d’identification par article, du stock de sécurité à détenir et à partir duquel la commande doit être déclenchée.

3.1.2.- Réapprovisionnement :Le réapprovisionnement comprend :La sélection des fournisseursLe lancement de la commandeLe suivi de la commande

3.1.3.- Gestion administrative des stocks :Elle est constituée de :Le traitement des entrées ;La tenue des fiches de stocks ;Etablissement des bons de réception ;Le traitement des sorties ;La tenue des fiches de stocks ;Etablissement des bons de sortie ;Et la souscription à une police d’assurance.

3.1.4.- Gestion physique des stocks :Elleinclut toutes les activités de protection des stocks, de prise d’inventaire physique, de rangement des articles.

3.2.- Documents de circulation du cycle DOCUMENTSDe l\’entreprise / tiers :A- Identification des besoins :Demande d’achatPro-formaBon de commandeB- Réapprovisionnement :FactureBordereau de livraisonFiches de stocksBon de réceptionC- Comptabilisation des stocks :Facture. Les principales faiblesses constatées :Absence d’inventaire physiqueNon analyse des écarts constatés entre le stock physique et le stock comptableAbsence du contrôle de mouvement des marchandisesLa présence d’anomalies dans le calcul des couts de production L’existence de mouvements non enregistrés qui ont fait perdre à l’inventaire permanent sa fiabilitéLe décalage d’un exercice sur l’autre d’une entrée ou d’une sortieUn suivi insuffisant des stocks entreposés à l’extérieur de la société (sous-traitants)Le vol ou le coulage des stocks La confusion des stocks de l’entreprise avec ceux des tiers. Les caractéristiques d’un bon contrôle interne :Les stocks font l’objet d’un contrôle comptable adéquat :Pour les mouvements physique des marchandises : utilisation et contrôle de formulaire pré- numérotés et approuvés .Existence d’un inventaire permanent tenu par des employés différents des magasiniers .Les entrées en inventaire permanent effectués à partir de documents comptable pré-numérotés et approuvésEnregistrement correct des stocks détenus en consignation et des stocks consignés…Existence de vérifications croisés entre les divers services (réception ,expédition, magasin) .Contrôle correct des mouvements de marchandises dans les cycles de production , l’expédition et les magasinsLes responsabilités en ce qui concerne les quantités au magasin sont définitivement déterminées par un responsableProtection physique adéquate des stocksComptage physique périodiqueProcédures adéquates de prise d’inventaire physique , relatives au comptage , à la description et l’identification des stocks obsolètes ou excédentaires ;Utilisation de documents pré-numérotés et approuvés2. Tous les couts de revient sont imputés aux valeurs en stocks de produits finisLes stocks sont correctement évalués :Existence d’un système de cout de revient contrôlé par le système comptable financierVérification de l’imputation des couts par un deuxième employéIdentification correcte des couts variablesRapportsde productionsinterne adéquats.

Conclusion

L’Audit de la fonction approvisionnement consiste à détecter les défaillances pour les corriger et les points forts pour en profiter. Il se base sur plusieurs outils et doit finalement permettre les objectifs en terme de performance et de pérennitéCette fonction a plusieurs objectifs allant de l’achat des fournitures jusqu’à leur mise à disposition. Elle comporte deux fonctions :Les Achats: où l’entreprise vise à choisir les meilleurs fournisseurs et les fidéliser afin de garantir la qualité du produit et aussi respecter la procédure d’achat adéquate.Les Stocks: Une bonne gestion des stocks garantit la minimisation des coûts, le respect des délais et de la qualité requise.

Chapitre3 : Audit du circuit des ventesIntroduction

La fonction de venteest l’une des plus importantes sources de valeur ajoutée pour toute entreprise. Elle occupe une place prépondérante dans la structure générale puisqu\’elle exprime l\’aboutissement d\’un processus plus ou moins complexe de fabrication d\’un produit final de qualité pour le commercialiser ensuite auprès des clients. Ceci lui confère un rôle moteur dans le fonctionnement général et la bonne marche de l’organisation.Les responsabilités des vendeurs / clients consistent principalement à s\’assurer que le produit et/ou service vendu soit conforme aux exigences spécifiées. Ceci implique, entre autres, les actions suivantes:Identifier et maîtriser les risques de venteComprendre le besoin externe et adapter l\’offre à la demandeFidéliser ses clientsEtablir de bonnes relations avec les clients: usuelles (court, moyen terme), partenariales (moyen, long terme)Associer les services techniques à toute idée ou action pouvant contribuer à l’amélioration des performances des produits ou services vendus.Promouvoir l\’esprit d\’innovation et de compétitivité en améliorant constamment la qualité des services rendus et des produits vendus et en restant ouvert sur l\’environnement et sur l\’offre des concurrents.Dans son fonctionnement quotidien, le système Ventes- Clients a pour principale mission de répondre aux besoins et exigences externes en offrant les produits demandés au meilleur prix, avec la qualité requise et dans les délais convenus. Pour ce faire, les auditeurs sont appelés à dérouler leurs missions dans le respect des normes de la profession d’audit, du code déontologique et à procéder aux contrôles nécessaires conformément aux programmes de vérification comptableLa description du cycle ventes/clients:Pour émettre une opinion sur la régularité et la sincérité des comptes correspondant au cycle ventes/clients, l’auditeur va dérouler une démarche composée de trois étapes essentielles lui permettant de:Assimiler les particularités du cycle ventes/clientsde l’entreprise auditée cette étape de prise de connaissance et d’orientation des travauxComprendre et évaluer son système d’organisation administrative et des sécurités qui y sont rattachées: c’est l’étape de l’évaluation du contrôle interne;Valider et examiner directement les comptes et les documents financiers correspondants à ce cycle; c’est l’étape du contrôle des comptes Les différents services intervenant dans la mise en œuvre des procédures sont identifiés ainsi pour le cycle ventes/clients :A Service: Administration des ventes :Il est essentiellement chargé du traitement et du suivi de l’exécution de la commande clients.B . Service : Approbation des crédits : Il a pour rôle, pour les ventes autres qu’au détail, de donner son approbation avant le traitement de la commande. L’activité de contentieux lui est généralement rattachée.C .Service : comptes clients :Il enregistre les factures ventes et doit s’assurer que le total enregistré correspond bien aux éléments transmis par le service (facturation) ,ce cycle peut être décomposé en étapes à la réalisation des quelles participent divers intervenants de l’entreprise:L’acceptation, le traitement et l’exécution de la commandeLa facturation L’enregistrement des facturesLe suivi des comptes clients Le suivi des encaissementsLe suivi des retours.Description des opérations concernées parcircuit :Les opérations concernées par le circuit sont celles :- de ventes de marchandises et ou de produits- de prestations de services fournies à des tiers. III – Les différentes étapes du cycle :3.1.- Le découpage du cycle :Le circuit des ventes peut être scindé comme suit :- Budgétisation des ventes- Agrément des clients (autorisation de crédits)- Réception et acceptation des commandes (centralisation des commandes)- Traitement de la commande (déstockage, emballage et chargement)- Livraison de la commande- facturation- octroi d’avoirs aux clients- suivi des créances/recouvrement (surveillance des échéances de règlement, de relance des clients, de déclenchement des actions judiciaires).

3.2.- Les documents de circulation du circuit :Entreprise / ClientsCommande : Demande d\’achat DABon de commandeRéception : Bon de livraison BL Bon de réception BRComptabilisation : Facture VenteRèglement : Virement bancaire /cheque / traite …..IV. Les principes données significatives :La première approche de tout cycle, comme de tout travail d’audit, passe par la réunion des principales données significatives:Le nombre de clientsLe chiffre d’affaires annuelLa valeur du poste des créances clients, comprenant les factures à établirLe ratio de crédit clients, exprimant les délais de règlement desclients en jours de chiffre d’affairesLes devises utilisées pour la facturation et l’encaissementLe nombre de factures émises par mois et leur valeur moyenneLe nombre annuel des avoirs émisLes modes de règlement habituels (chèques, cartes de crédit , numéraire, effets de commerce)Ces premiers éléments permettent une orientation sur ce cycle vers les zones à priori sensible propres à l’entreprise examinée du point de vue du contrôle interne.Il apparaît évidemment que les degrés de satisfaction des résultats du contrôle interne de ce cycle diffèrent selon les caractéristiques du suivi clients (leur classement en catégories, leur relance, les modes de règlement) , ainsi que l’existence de procédures rigoureuses de suivi des commandes, facturations, livraisons ?.V .Les objectifs de contrôle interneDansle cycle ventes/clients, l’auditeur identifie les endroits dans le flux des opérations où les objets de contrôle pourraient ne pas être atteints; c’est-à-dire qu’il identifie les risques d’erreurs dans le flux de traitement. Ces endroits sont ceux où des contrôles sont nécessaires. Il peut les identifier dans le cycle, en posant une série de questions permettant de déterminer si chacun des sept objectifs de contrôle est atteint, ou encore d’utiliser des affirmations. Ces questions ou affirmations sont formulées en liaison avec le flux des données décrit dans le diagramme de circulation ou dans le narratif, et se concentrent sur les endroits, dans le flux des opérations, où les données sont générées, transférées ou modifiées. Le flux de traitement dans un cycle ventes/clients comprend habituellement la prise des commandes, l’approbation du crédit, des bons de commande l’expédition des produits, la facturation au client et la comptabilisation dans les comptes ventes et clientsIl existe des contrôles pertinents pour les objectifs suivants:Objectif Exhaustivité des enregistrements des ventes:Il existe des procédures pour empêcher ou détecter la non comptabilisation des ventes dans les livres. Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est posé à savoir:Quelles sont les procédures manuelles et informatiques mises en place par la société pour s’assurer que:Un bon d’expédition est émis pour toute expédition de marchandises;Toute prestation de services facturables rendue par le personnel de la société est enregistrée;Le service de facturation est informé de toute expédition de marchandises ou de toute prestation de services;Les factures sont émises ou que le client est informé pour tout produit expédié ou toute prestation de services rendue facturable;Toutes les factures de ventes sont comptabilisées dans le journal des ventes et en comptabilité auxiliaire clients;Un bon de réception est émis pour tout retour de marchandises par le client;Les retours de marchandises pour émission d’avoirs sont distingués des autres retours, tels que ceux pour réparation;Les services concernés sont avisés chaque fois qu’un avoir est à consentir pour retour de marchandises ou pour d’autres raisons appropriées;Des avoirs sont émis chaque fois qu’un crédit est à consentir pour retour de marchandises ou pour d’autres raisons appropriées;Tous les avoirs sont comptabilisés dans le journal des avoirs eten comptabilité auxiliaire clients.Objectif de réalité des enregistrementsLes questions à poser, pour s’assurer que des ventes ou avoirs fictifs ne sont pas comptabilisés dans les livres ou encore qu’une même opération n’est pas comptabilisée plusieurs fois, sont les suivantes :Quelles sont les mesures prises par la société pour s’assurer que:Les marchandises sont expédiées au bon client;Le service expéditions n’émet pas de bons d’expédition pour des produits non expédiés;Les factures de ventes ne comportent pas d’erreurs de quantités de marchandises expédiées ou de prestations effectuées;Les factures (ou d’autres moyens d’informations du client) ne sont pas émises et des ventes ne sont pas comptabilisées pour des marchandises non expédiées ou des prestations de services non effectuées;Il n’y a pas de double facturation de la même vente ou de double comptabilisation de la même facture;Les bons de réception ne sont émis que pour des marchandises retournées par le client pour avoirs;Les avoirs ne comportent pas d’erreurs de quantités pour les marchandises retournées marchandises retournées;Les avoirs ne sont pas émis et que des retours de marchandises et des rabais ne sont pas comptabilisés, quand les marchandises n’ont pas été retournées pour avoirs ou quand des crédits n’ont pas été accordés pour d’autres raisons;Il n’y a pas de double émission ou comptabilisation d’avoirspour un même retour sur ventes ou un même rabais accordé;Objectif de l’évaluation correcte des enregistrements:Il existe des procédures pour vérifier que les ventes et avoirs ne sont pas valorisés à des montants erronés. A ce niveau, on peut poser les questions suivantes:Quelles sont les procédures mises en place pour garantir que:Les bons prix unitaires de vente sont utilisés sur les factures;Les multiplications des quantités par les prix unitaires sont exactes;Il n’existe pas d’erreurs de calculs dans les autres éléments monétaires figurant sur les factures des ventes ou sur les relevés mensuels, tels que les escomptes pour paiement comptant, la TVA et la deduction des avances ou desdépôts versés par les clients.Il n’y a pas d’erreurs d’additions dans les factures de vente ou les avoirs;Les bons prix sont utilisés pour les avoirs..Objectif de spécialisation des exercicesPour s’assurer que les avoirs et ventes ne sont pas comptabilisés dans la mauvaise période, Que prévoit la société pour vérifier que:La facturation est faite sans délai chaque fois que des marchandises sont expédiées ou des prestations de services rendues;Les bons d’expédition et les factures de ventes reflètent les dates réelles des opérations;Les factures de vente sont comptabilisées sans délai dans le journal des ventes;Les informations relatives à la séparation des exercices sont obtenues et utilisées;La comptabilité est informée rapidement de tout retour de marchandises pour avoir ou de tout crédit accordé pour d’autres raisons appropriées;Les avoirs et les fichiers de données mentionnent les dates réelles d’opérations;Les avoirs sont comptabilisés sans délai dans le journal de savoirs.5 .Objectif de l’Imputation correcte des enregistrements« Les procédures sont instaurées pour vérifier que les avoirs et ventes sont débités et crédités aux bons comptes du grand-livre et de la comptabilité auxiliaire.Alors quelles sont les procédures mises en place par la société pour s’assurer que:Il n’y a pas sur les factures de ventes des erreurs sur le nom ou le code client, ainsi que sur la description des marchandises expédiées ou des prestations de services rendues;Il n’y a pas d’erreurs de codification des ventes pour imputation aux comptes du grand- livre, tels que ventes, TVA à payer et clients;Il n’y a pas d’erreurs de codification des ventes ou avoirs pour imputation aux comptes de comptabilité auxiliaire ou analytique ,tels que branche ou filiale, type de produit et client;Il n’y a pas dans les avoirs d’erreurs sur le nom et le code client, ainsi que sur la description des marchandises retournées.6. Objectif de totalisation correcte des enregistrementsUne question est posée pour s’assurer que les débits et crédits dans les journaux liés aux ventes et avoirs sont correctement additionnés:Quelles sont les procédures manuelles et informatiques mises en place par la société pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs de totalisation des ventes et des avoirs ?7. Objectif d’enregistrement et de centralisation corrects des ventes et avoirs comptabilisésIl existe des contrôles pour s’assurer que les totaux des fichiers de ventes et d’avoirs sont correctement reportés dans les grands livres.Pour atteindre cet objectif, :Quelles sont les procédures mises en place pour s’assurer que:Il n’y a pas d’erreurs de centralisation des totaux des journaux de ventes ou d’avoirs aux grands livres;Il n’y a pas de double enregistrement ou centralisation dans le grand livre ou en comptabilité auxiliaire » VI. les procédures du contrôle interne1- Budgétisation des ventes : Les procédures doivent donner l’assurance d’un bon suivi budgétaire efficace des ventes

2- Agrément des clients : Les procédures doivent garantir

3-Réception et acceptation des commandes :Les procédures doivent donner l’assurance que les commandes ne sont acceptées que dans le strict respect des lignes de crédit accordées aux clients et dans la seule mesure où les conditions de prix et délais de paiement sont acceptables4 – Traitement de la commande :Les procédures doivent donner l’assurance d’un traitement rapide des commandes reçues des clients5 – Livraison de la commande :Les procédures doivent garantir que :- Les livraisons sont effectuées en conformité avec la commande- Les livraisons sont systématiquement faites sur la base de commande acceptée par les responsables autorisés6 – Facturation :Les procédures doivent garantir que :- Les factures sont établies et envoyées aux clients dans des délais raisonnables.- Les livraisons aux clients donnent lieu à l’émission de factures et qu’il ne peut y avoir de livraison sans facture- les factures émises sont rapidement transmises aux comptables et aux services du recouvrement7- Octroi d’avoirs : les procédures doivent donner l’assurance que les avoirs sontautorisés par des personnes habilitées8 – Encaissement : Les procédures doivent donner l’assurance que :- Les règlements sont enregistrés correctement et rapidement- Les encaissements sont reversés sont détectés très rapidement9 – Suivi des créances :Les procédures doivent donner l’assurance que :- Les créances sont correctement suivies.- Les créances échues et non réglées sont détectées rapidement.- Les procédures de recouvrement de créances anciennes et de relance systématique des clients sont assurées.- Réception et acceptation de commandes sans s’assurer que le client n’a pas accumulé des arriérés importants ou que le client n’a pas atteint le plafond de crédit autorisé ;- Absence de vérification des quantités en stocks ou de la possibilité de satisfaire la commande.4.4- Traitement de la commande :- Retard dans la transmission des commandes des clients aux services chargés du traitement et des expéditions- Commandes satisfaites de manière désordonnée.4.5- Livraison :- Services de livraison non consultés avant acceptation des commandes – Absence de planning de livraison – Livraison sur la base d’une sélection subjective.4.6- Facturation :- Retard dans l’établissement des factures ; cela après livraison- Omission de facturation car livraison faite sur la base de BL-Lenteur dans l’approbation des factures- Absence de pré numérotation des factures- Facture établie sur des documents non standard.4.7- Octroi d’avoirs aux clients- Absence de rigueur dans l’établissement des avoirs inexistence de procédured’octroi et d’établissement des avoirs- Détournements de fonds.4.8.- Recouvrement : – cumul de fonctions incompatibles- absence de suivi des créances.IV.- Les principales faiblesses constatées :Elles seront analysées à travers chacune des étapes du circuit des achats :4.1- Budgétisation des ventes :- Le budget des ventes établi de manière sommaire en l’absence de la définition d’objectifs commerciaux (quantités et chiffres d’affaires prévisionnels).4.2- Agrément de nouveaux clients :- Absence de procédures de vérification de la solvabilité des nouveaux clients- Absence de contrôle de vérification des adresses des nouveaux clients- Acceptation de nouveaux clients confiée à des commerciaux qui privilégientuniquement l’aspect commercial.Création de nouveaux comptes sans vérifier si le client possède déjà un numéro de compte 4.3- Réception et acceptation des commandes des clients- Réception et acceptation de commandes sans s’assurer que le client n’a pas accumulé des arriérés importants ou que le client n’a pas atteint le plafond de crédit autorisé ;- Absence de vérification des quantités en stocks ou de la possibilité de satisfaire la commande.4.4- Traitement de la commande :- Retard dans la transmission des commandes des clients aux services chargés du traitement et des expéditions- Commandes satisfaites de manière désordonnée.4.5- Livraison :- Services de livraison non consultés avant acceptation des commandes – Absence de planning de livraison – Livraison sur la base d’une sélection subjective.4.6- Facturation :- Retard dans l’établissement des factures ; cela après livraison- Omission de facturation car livraison faite sur la base de BL-Lenteur dans l’approbation des factures- Absence de pré numérotation des factures- Facture établie sur des documents non standard.4.7- Octroi d’avoirs aux clients- Absence de rigueur dans l’établissement des avoirs inexistence de procédured’octroi et d’établissement des avoirs- Détournements de fonds.4.8.- Recouvrement : – cumul de fonctions incompatibles- absence de suivi des créances.VII. Les Caractéristiques d’un bon contrôle interne :Pour avoir un bon système de contrôle interne du cycles des ventes il doit être en mesure de réaliser trois objectifs :Premier objectif :Le contrôle interne devrait avoir les caractéristiques suivantes :Utilisation et vérification de bordereaux d’expédition et de factures pré-numérotés.Séparation des confions des expéditions et de facturationVérification par une personnes indépendante de l’expédition arithmétique des factures. Rapprochement entre les services des ventes et la gestion des stocks de produitfinisApprobation expresse des bordereaux d’expédition pour que les produits quittent l’entrepriseDeuxième objectif :Le contrôle interne devait avoir les caractéristiques suivantes :Indépendance du service des comptes clientsIndépendance du service gérant les créditsLes commandes des clients doivent être revus et approuvées avant leur expédition .Les avoirs ,les remise , les provisions pour clients douteux , doivent être approuvés par un responsable nommément désignéRapprochement périodique des journaux auxiliaires et le grand livre !établissement périodique d’une balance par antériorité de solde , existence réelle de procédures de recouvrementConfirmation directe périodique des comptes clients et des effets à recevoirTroisième objectif :Le contrôle interne devrait avoir les caractéristiques suivantes :La Fonction encaissement doit être indépendante de toutes autre fonction d’enregistrement . Dépôt intégral et quotidien ou périodique des recettes « espèces et les chèques » en banqueUn contrôle initial arrêt de caisse des recettes est effectué , avant la passation des écritures comptables .Existence de procédures adéquate dans le cas des ventes au comptantComparaison et pointage indépendants entre le bordereau de remise validé par la banque et l’enregistrement effectué lors du contrôle initial .Conclusion :l\’existence d\’une structure d\’audit interne au sein d\’un organisme ou d\’un entreprise traduit la volonté affirmée de la part de ses instances dirigeantes de se doter d\’un outil en vue de limiter les risques, de rendre les organisations existences plus performantes, plus généralement d\’accroître l\’efficacité.Le maintien de systèmes de contrôle fiables : pour que l\’information financière soit utile à la prise de décisions, le système comptable doit produire des données et des états financiers fiables.La préservation du patrimoine : un bon contrôle prévoit divers mécanismes dont notamment des validations systématiques et des biens comptabilisés avec les biens physiques, afin de prévenir les erreurs, la perte et le vol.L’optimisation des ressources : la compétence du personnel et la répartition adéquate des tâches augmentent l\’efficacité et la qualité de l\’information .La prévention et détection des erreurs et fraudes : l\’application de procédures de contrôle adéquates permet de réduire les risques au minimum.